Excelをコメントつきで印刷する方法|表示しない設定も紹介

Excelをコメントつきで印刷する方法

今回は、Excel(エクセル)をコメントつきで印刷する方法をご紹介します。

Excelでは、コメント機能を利用して、セルに対する説明や注釈を追加することができます。

コメントが挿入されたセルにマウスポインタが近づいたり、選択されたりすると自動的に表示されるので、ファイルを複数ユーザーで共有する場合に便利です。

また、追加されたコメントも含めて印刷することで、わかりやすい資料を作成することも可能です。

Excelのコメントはそのままでは印刷されない

Excelでセルにコメントを追加する機能には、「コメント」と「メモ」の2種類があります。

「コメント」は、セルに追加されたコメントをスレッドで表示し、コメントに対して返信する機能です。

「メモ」は、セルに説明や注釈をつける機能で、Office 365以前のバージョンの「コメント」と同じ機能となっています。

Excelで作成したファイルを追加したコメントも含めて印刷したい場合は、説明や注釈を「メモ」として追加する必要があります。

ここでは、コメント付きで印刷するために、セルにメモを追加する方法についてご紹介します。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

Excelにコメント(メモ)を挿入するときは、コメントを追加したいセルを選択し、「校閲」タブから「メモ」ー「新しいメモ」をクリックします。

コメント(メモ)が追加されたセルの右上角は赤く表示され、セルにマウスポインタが近づいたり、選択されたりすると、自動的に追加されたメモが表示されます。

しかし、シートをコメント(メモ)付きで印刷したいときは、挿入されたメモが常に表示されるように設定し、メモの位置を決めて、印刷できる状態にしておく必要があります。

ここでは、セルにコメント(メモ)を挿入し、常に表示された状態にする方法をご紹介します。

セル(I1)にメモを挿入し、メモが常に表示された状態になるよう設定を変更します。

STEP.1
セル(I1)を選択します。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

STEP.2
「校閲」タブから「メモ」-「新しいメモ」をクリックします。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

STEP.3
表示されたテキストボックスに説明や注釈を入力します。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

STEP.4
他のセルをクリックすると、メモが追加されます。(メモ自体は非表示になり、セルの右上角が赤くなります)

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

STEP.5
「校閲」タブから「メモ」-「すべてのメモを表示」をクリックします。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

STEP.6
追加されたすべてのメモが表示されます。

Excelにコメントを表示(挿入)する方法

MEMO

表示されたすべてのメモを非表示にするときは、再度、「すべてのメモを表示」をクリックします。

特定のセルに挿入されたセルだけに表示・非表示を設定したいときは、設定するセルを選択し、「メモ」-「メモの表示/非表示」をクリックします。

Excelをコメントつきで印刷する方法

追加されたコメントを印刷したい場合は、「コメント」ではなく、「メモ」で説明や注釈を挿入しておく必要があります。

「コメント」として挿入されている場合は、印刷することができません。

Excelをコメント付きで印刷するときは、あらかじめ印刷したいメモをシート上に表示しておき、見やすい位置に配置しておきます。

さらに、印刷を実行する際に、「ページ設定」ダイアログボックスで「画面表示イメージ(メモのみ)」を設定してから印刷を実行します。

ここでは、表示されているメモの配置を整え、メモで挿入したコメントつきで印刷する方法についてご紹介します。

表示されているメモを見やすいように配置し、シートをメモつきで印刷します。

STEP.1
配置を変更するメモをクリックして選択し、テキストボックスをドラッグで移動します。

Excelをコメントつきで印刷する方法

STEP.2
「ファイル」タブをクリックします。

Excelをコメントつきで印刷する方法

STEP.3
「印刷」を選択し、「ページ設定」をクリックします。

Excelをコメントつきで印刷する方法

STEP.4
「ページ設定」ダイアログボックスで「シート」タブをクリックします。

Excelをコメントつきで印刷する方法

STEP.5
「印刷」の「コメントとメモ」から「画面表示イメージ(メモのみ)」選択し、「OK」をクリックします。

Excelをコメントつきで印刷する方法

STEP.6
挿入されたメモつきで印刷できるようになります。

Excelをコメントつきで印刷する方法

  • コメントの「画面表示イメージ」「シートの末尾」印刷の違い
  • Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

コメントの「画面表示イメージ」「シートの末尾」印刷の違い

「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブの「コメントとメモ」では、「(なし)」「シートの末尾」「画面表示イメージ(メモのみ)」の3つの項目が選択できます。

コメントの「画面表示イメージ」「シートの末尾」印刷の違い

このうち、「画面表示イメージ(メモのみ)」「シートの末尾」は、次のように使い分けることができます。

▼「画面表示イメージ(メモのみ)」:表示されたイメージのとおりにメモをつけて印刷する

コメントの「画面表示イメージ」「シートの末尾」印刷の違い

▼「シートの末尾」:挿入されたコメントやメモの「挿入されたセルの位置」「挿入した人」「内容」「コメントした日時」が、シートの末尾に表示され、印刷されます。

コメントの「画面表示イメージ」「シートの末尾」印刷の違い

チェック

「日時」が表示されるのは、「コメント」を挿入した場合のみです。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

コメントやメモが印刷される状態から、コメントなしで印刷される状態に戻したいときは、「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブの「コメントとメモ」で「(なし)」を選択します。

Excelのデフォルトの設定では、この「(なし)」が選択されています。

ここでは、挿入したコメントやメモを印刷しないよう、設定を戻す方法についてご紹介します。

コメントやメモが印刷されないように設定を変更します。

STEP.1
「ファイル」タブをクリックします。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

STEP.2
「印刷」を選択し、「ページ設定」をクリックします。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

STEP.3
「ページ設定」ダイアログボックスで「シート」タブをクリックします。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

STEP.4
「印刷」の「コメントとメモ」から「(なし)」選択し、「OK」をクリックします。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

STEP.5
コメントやメモが印刷されないようになります。

Excelをコメントなしの印刷に戻す方法

Excelをコメントつきで印刷する方法をおさらい

今回は、Excelをコメントつきで印刷する方法についてご紹介しました。

Office 365から、コメント機能が2種類になり、使い分けて使用することができるようになりました。

挿入したコメントを表示したときと同じ状態で印刷したい場合、Office 365では、「メモ」として挿入する必要があるので注意してください。(それ以前のバージョンでは、「コメント」として挿入し、同じ手順で印刷可能です。)

メモは表示のままに印刷されるため、常に表示された状態にし、データのあるセルと重ならないように配置してから、印刷するようにしましょう。

注釈などを含めて印刷ができると、資料もわかりやすくなります。ぜひ、活用してみてください。