リテラアップはまず自分が使いたくなるツール。活用すれば短期間で簡単にPCスキルアップ！
総務・コンプライアンス部 法務・コンプライアンス課 鈴木大吾 様・渡邊倍弓 様
不動産の賃貸、売買など不動産に関する幅広いサービスを手がける東急リバブル株式会社。PCを使った業務が多い部門において、PC操作のスキルのバラつきが気になっていたそうで、そんなときに展示会で知ったのが「Litera App（リテラアップ）」。
すぐにトライアルをご利用いただき、しっかりと効果が見られたことから、本格導入へと進んでいただきました。
導入の狙いから導入後の使用感、効果の詳細などを、社内でリテラアップの利用推進を担当されている、総務・コンプライアンス部 法務・コンプライアンス課 鈴木大吾 様・渡邊倍弓 様に伺いました。
全体のPC操作をスキルアップしたいが、リモートワークやフリーアドレスで一人ひとりの状況が分かりにくい
－お二人が所属する部署では普段どのような業務を担当されていますか？
鈴木：法務では全社の法律的なところの担当と、コンプライアンス面でコンプライアンス意識向上のための研修などの施策を行っている部門です。
－PCを使った業務は多いですか？
鈴木：法務系の業務では契約書のチェックなどでPCを使うことが多くなります。コンプライアンス系の業務では、研修のプレゼン資料の作成やeラーニングを受講管理するためのExcel集計などでPCをよく使います。
－リテラアップ導入以前、PCを使う業務に関してどのような課題をお持ちでしたか？
鈴木：PC操作のスキルが人によってバラつきがあると感じていました。一緒に仕事をするなかで、PCが得意な人かそうでないかは感覚として何となく分かるのですが、あまり得意ではない人がいるなというのが体感としてありました。
会社としてPCのスキルアップを図る機会は設けられているのですが、あくまで任意で選択するもので、全員必須で行うものではありません。
また、コロナ禍でリモートワークの機会が増え、一緒に仕事をしながらちょっとした操作を教えたり教わったりという機会がなくなってしまいました。今も、フリーアドレス制となったことで、そういったスキルの共有が行われにくい環境です。誰がどの程度のスキルなのかということも以前より分かりにくい状態になっていました。
本格導入の決め手は、直観的に感じた機能の良さとトライアルでの確実な効果
－PCを使う業務に課題を感じるなかで、リテラアップを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
鈴木：展示会で見かけてはじめて知りました。一度ブースの前を通りすぎたのですが、なんとなく気になってまた戻ってきて。その場でリテラアップ利用中の画面を見せていただいて、直観的にこれは良いんじゃないかと思いました。
特に、PCの操作に応じてリアルタイムでアドバイスが出るという機能が、ちょっと他にない新しいものだなと、印象的でした。それからすぐに、まずはトライアルで導入させていただきました。
－導入の決め手はどのようなところでしたか？
鈴木：トライアルで効果が出て、それをレポート機能で可視化できたことが大きかったです。最初からこのツールは絶対役立つという予感があり、導入したいという気持ちが先にあったので、リテラアップのメリットを整理して社内で導入を検討しました。
リテラアップは、社内の稟議を通すにあたり、少し説明が難しいツールだと思います。DXでよくある手作業を自動化するようなツールは、削減できた作業時間から費用対効果を出しやすいのですが、リテラアップとはそういったツールとは毛色の違う、＋αのものです。
機能を説明しただけでは、「良いものかもしれないけど、わざわざツールを導入しなくても自分で勉強すれば良いじゃないか」という話になってしまうかもしれません。
そこで、まずはトライアルで10人くらいの利用から始めて、トライアル期間の業務効率化を基に、それがどのくらいの人件費の削減になるのか、1ヶ月でどのくらいの効果になるのかという、効果を可視化することで導入することができました。
－特に効果が大きかった業務はありますか？
鈴木：経営企画や財務、人事などの部門で、パワーポイントやExcelを使う業務において、特に効果が大きかった印象です。また、20～30代の社員がよく利用してくれて、効果が出ている傾向にあります。
渡邊：これまで長くPC業務を行ってきた40代の方からも、知らなかった使い方を知れたので良かったという声も寄せられました。
－社内でどのようにリテラアップの利用を進めましたか？
鈴木：最初は口コミで興味を持ってもらって、今度トライアルを利用できるからといって使ってもらったりしました。また、トライアルの時点では、リテラアップの導入効果が大きそうな業務の人を指名して使ってもらうこともありました。
そして、使ってもらった人のフィードバックを受けながら、本格導入に進みました。一度使ってもらうとほぼほぼ好評で、本格導入の際は使いたい人に手を挙げてもらったのですが、2～3時間で定員に達したほどです。
レポートで利用状況や効果を確認、利用者へのフィードバックでさらなる利用を促進
－本格導入後、どのような変化がありましたか？
鈴木：「何度もアドバイスが出るのが良い」という声も寄せられました。何度もアドバイスを見るうちに、やる気になるようです。
また、分析レポートを出してもらっているのですが、メジャーなショートカットキーはもちろん、自分も知らないような意外なショートカットキーも使われていたりして、自分ももっと使いこなさなければという気にさせられます。
－印象に残ったアドバイスがあれば教えてください。
渡邊：普段非常によく使っているショートカットが、操作を元に戻す「Ctrl + Z」なのですが、これを知れたのがとても嬉しかったです。このショートカットひとつで、無駄な作業をずいぶん減らせました。WordやExcelだけでなくGoogleのドキュメントやスプレッドシートでも使えるのでとても便利です。
－「その場でアドバイス」「AIアドバイス」以外で印象的な機能はありますか？
鈴木：「今月はいくつ覚えました」というのを定期的に教えてもらえるのも良いなと思います。褒められると悪い気はしないですし、数字で示されると振り返りにもなります。
－管理者用ダッシュボードはどのように活用されていますか？
鈴木：事務局である私と渡邊で[59] 確認した上でプレゼン資料にまとめ、リテラアップの利用者全員に共有しています。たとえば、ランキングやよく使われているショートカット、何時間分の業務改善効果が出ているのかなどのデータを共有しています。
自分以外の利用状況もフィードバックすることで、リテラアップをしっかり使っている人にはさらに活用してもらい、あまり使えていない人には頑張って使おうと鼓舞できれば良いなと思っています。
私自身、自分が使っていない操作を発見できると面白いです。自分はかなり使いこなしていると思っていたのですが、私が使っている操作が60種類くらいで、一番よく使っている人は100種類以上の操作を使いこなしているので、まだまだ使っていかないと、という気持ちになりました。
－利用者の声を聞くなかで、印象的だったエピソードはありますか？
鈴木：社内報でおすすめのショートカットキーを紹介しているIT部門の人がいたのですが、リテラアップの話を聞きつけて、ぜひ使ってみたいと言われました。
しばらくしてその人の利用実績とリテラアップ利用者を比べてみると利用者が遜色なくショートカットを使いこなせていることが確認できました。そういうPC操作に詳しい人のレベルに簡単に近づけたり、あるいは超えても行けるというのも、印象的な経験です。教える、教わるという手間も省けますし、本を読んだり、デスクトップに付箋を貼って覚えたりするよりも、かなり効率的です。
社内でさらに利用者を広げ、使いつづけたいツール
－リテラアップをあまり使えていない人にも利用を進めてもらうために、何か働きかけなどはされますか？
鈴木：これぞという操作を見せて「そんなことできるんだ」と興味を持ってもらい、利用のきっかけを作ることはあります。たとえば、Googleカレンダーで「J」を押すと進み、「K」を押すと戻るという操作が、かなり響いたことがあります。
－今後、リテラアップをどのように活用していきたいですか？
鈴木：すごく良いツールだと思うので、まずは利用者を広げたいと思っています。他部門の人と会うときに、こういうツールを使っているという話をして興味を持ってもらうなど、草の根の普及を続けています。実際、そうやって紹介した人からは、ぜひ今度デモを見せてくださいと言われることが多いです。また、新入社員に一律で使ってもらえたら、かなりの業務効率化になると思います。なにより、私自身が使いつづけたいので、そのためにももっと利用者を広げたいです。
小林製薬株式会社
