エクセル業務効率化の成功事例7選｜AI活用と現場定着のコツ

Excel業務をどう効率化すれば、現場にも上層部にも納得してもらえるのだろう？

DX推進にはスピードと成果が求められる一方で、現場のITリテラシー差や浸透の難しさが常につきまといます。なかでもExcel業務の効率化は、単なる時短ではなく、属人性の排除や現場定着まで見据えた設計が鍵になります。

日報集計、報告資料作成、進捗管理…。多くの現場でExcelは今なお業務の中心にありますが、その一方で「属人化」や「手作業の多さ」が、DX推進の大きな壁になっています。現場のリテラシー差、研修負荷、すぐに成果を求められる上層部——そんなプレッシャーを抱えながら、改善の打ち手を模索する方も多いのではないでしょうか。

本記事では、Excel業務の効率化に成功した7つの事例（国内5社＋海外2社）を紹介しながら、関数・マクロ・Python・AI・Copilot・業務支援ツールといった改善手段の選び方や、「現場に定着する仕組みづくり」のヒントをお伝えします。

さらに、研修不要で現場が自然に使えるAI支援ツールとして活用いただいている当社の「Litera App（リテラアップ）」についても、導入企業の声や成果とともに最後に簡単にご紹介します。

「Excelの限界」に挑むヒントを、本記事から見つけていただければ幸いです。

エクセル業務効率化が急務となる背景

Excelは長年、現場における業務処理の標準ツールとして使われてきました。業務ごとに柔軟に使える反面、「誰がどう作ったか分からないファイル」「引き継ぎが難しいマクロ」「属人化された手順」といった課題を抱えやすいのも事実です。

とくに大企業では、部門や拠点ごとにExcelの使い方が異なり、改善の打ち手を統一しにくいという悩みを持つ推進担当者も少なくありません。

さらに、Excel業務は日報や報告書、予実管理など日々繰り返されるルーティンに密接に結びついているため、改善によるインパクトも大きい一方で、現場への影響も無視できません。

DX推進の足かせとなる3つの構造的課題

1. 属人化とブラックボックス化

• マクロやVBAを使った業務が担当者依存になっており、他者がメンテナンスできない
• 作業手順がファイル内に隠れており、業務全体が見える化されていない

2. 現場リテラシーのばらつき

• 「Excelなら誰でも使える」と思われがちだが、実際は関数や操作に対する理解の差が大きく、標準化しにくい
• 属人的なExcelファイルが部門ごとに散在しており、全社レベルでの改善が進みにくい

3. 早期成果への圧力と研修負荷のジレンマ

• 「まずは目に見える成果を」と求められる一方、現場の教育・研修には時間もリソースも割けない
• 改善ツールを導入しても、覚えさせる負荷が現場に受け入れられず、定着しないケースも
  

こうした背景から、「ツールを導入する」「テンプレートを配る」だけでは本質的な効率化や定着につながらないことが明らかになっています。

エクセル業務を効率化する代表的な手段

Excel業務の効率化には、現場の状況や目的に応じてさまざまなアプローチがあります。ここでは、代表的な手段を紹介し、それぞれの特徴やメリット・デメリットを整理します。

関数・数式の活用

関数や数式はExcelの基本機能であり、集計や条件分岐、データ抽出などの自動化に役立ちます。

メリット
・導入が容易で追加コストがほとんどかからない
・標準機能のため、特別な環境を必要としない

デメリット
・複雑になると理解・管理が難しい
・属人化しやすく、他者がメンテナンスしづらい

マクロ・VBAの活用

マクロやVBAは繰り返し作業を自動化し、大幅な作業時間短縮が可能です。

メリット
・高度な処理や操作の自動化が可能
・一度作成すれば大幅な工数削減が期待できる

デメリット
・専門知識が必要で作成・保守が難しい
・担当者が離職すると継続運用が困難になるリスク

Pythonなど外部ツールの利用

Pythonを使ったデータ処理や分析は、Excelの限界を超えた高度な業務効率化に役立ちます。

メリット
・大規模データの処理や複雑な分析が得意
・他システムとの連携も柔軟に可能

デメリット
・プログラミングスキルが必要
・導入・教育コストがかかる

AI支援ツール・Copilotの活用

AIを活用した支援ツールやCopilotは、作業中の操作支援や提案をリアルタイムで行い、ユーザーの負担を軽減します。

メリット
・操作習得不要で現場への浸透が早い
・業務の属人化解消やミス防止に貢献

デメリット
・初期導入コストや運用設計が必要
・ツールによって効果の差が大きい

業務支援ツールの導入

Excel業務に特化した効率化ツールは、テンプレート管理や自動化支援、操作履歴の可視化などを提供します。

メリット
・現場の負担を減らしつつ、標準化・管理を強化できる
・研修不要のツールも増えている

デメリット
・既存の業務フローに適応させるためのカスタマイズが必要な場合がある
・ツール選定に慎重な検討が求められる

これらの手段は単独でも効果がありますが、組み合わせて導入することでより強力な効率化を実現できます。特に、現場に定着させるためには、操作負荷の軽減や研修コストの抑制を考慮した設計が重要です。

エクセル業務効率化の成功事例7選（国内5社＋海外2社）

国内企業の成功事例

1. 建設業｜日報集計をマクロ化（月20時間削減）

ある建設業の企業では、現場ごとに異なる日報フォーマットが存在し、集計作業に多くの時間を要していました。そこで、VBAマクロを活用して日報の集計作業を自動化。これにより、月間で約20時間の工数削減を実現しました。

2. 製造業｜在庫管理を関数テンプレで標準化

製造業の企業では、各部門で異なる在庫管理方法が採用されており、情報の共有や集計に課題がありました。そこで、共通の関数テンプレートを作成し、全社で統一した在庫管理を実施。これにより、情報の一元化と業務の効率化が進みました。

3. 金融業｜帳票作成をPythonで自動化

金融業の企業では、月次の帳票作成に多くの時間と人手がかかっていました。そこで、Pythonを用いて帳票作成のプロセスを自動化。これにより、作業時間の大幅な短縮とヒューマンエラーの削減が実現しました。

4. 流通業｜営業レポートをツール活用で効率化

流通業の企業では、営業レポートの作成に多くの時間を要していました。そこで、業務支援ツールを導入し、データの収集からレポート作成までを効率化。これにより、営業担当者の負担軽減と迅速な意思決定が可能となりました。

5. 不動産業｜AI補助でデータ入力を自動化

不動産業の企業では、物件情報のデータ入力に多くの時間がかかっていました。そこで、AIを活用したデータ入力補助ツールを導入。これにより、入力作業の効率化と正確性の向上が実現しました。

海外企業の成功事例

6. 米国小売業｜Excel＋Copilotで在庫更新の負荷軽減

米国の小売業の企業では、在庫情報の更新作業に多くの時間と労力がかかっていました。そこで、ExcelとCopilotを組み合わせて在庫更新のプロセスを効率化。これにより、作業負荷の軽減と業務の迅速化が実現しました。

7. 欧州製薬業｜AI×Excelで分析レポートを自動作成

欧州の製薬業の企業では、研究データの分析とレポート作成に多くの時間がかかっていました。そこで、AIとExcelを組み合わせて分析レポートの作成を自動化。これにより、作業時間の短縮とデータの正確性の向上が実現しました。

業務効率化の鍵は「現場で使えること」

業務効率化を成功させるうえで最も重要なのは「現場で無理なく使えるかどうか」です。どんなに高度な機能を備えたツールでも、現場の負担になってしまっては、定着せず効果を発揮しません。ここでは、実際の現場で成果につながりやすい3つの視点をご紹介します。

「覚えさせない」アプローチが成果を生む

「まずは操作を覚えさせる」従来型の導入では、忙しい現場にとって大きな負担となり、定着を妨げる原因になります。特にExcel業務では、今ある作業フローに自然に組み込めるかどうかが鍵です。

• 専門知識が不要なUI／UX設計
• 現在の業務手順を極力変えずに導入できる設計
• 現場が「知らずに効率化できる」仕掛け

こうした「覚えなくても使える」工夫が、短期間での成果創出につながります。

研修コストをかけずに定着させる方法

現場のITリテラシーにバラつきがある大企業では、「一斉研修」や「操作マニュアル配布」での定着は困難です。代わりに、次のようなアプローチが有効です。

• 現場の“いつもの操作”の中で自然に活用できる
• 操作のたびにリアルタイムでアドバイスが出る
• 初期研修ではなく、利用中に学べる設計（インタラクティブな支援）

当社のLitera App（リテラアップ）のようなAIツールでは、ユーザーのExcel操作に応じてリアルタイムにショートカットや便利機能の提案を行うことで、「教育せずに使える」環境づくりを支援しています。

現場が自走できるUX設計とは

定着の最終ゴールは、現場が自ら活用し続けられる「自走状態」をつくることです。そのためには、ツールの設計そのものに以下のような配慮が必要です。

• 直感的に操作できる（クリック数が少ない、迷わないUI）
• 分からないことがあってもすぐに答えが見つかる（ヘルプやナビゲーションの充実）
• 小さな成功体験（時短やエラー減少）をすぐに得られる設計

こうしたUXの積み重ねが、「気づいたら使っていた」「やめられないツールになった」状態を生み、業務効率化の定着と拡大を後押しします。

AIツール活用で実現する「時短」と「ROI」

近年、AIツールの進化により、Excel業務の効率化がこれまで以上に加速しています。特にリアルタイム支援が可能なAIツールは、作業時間の短縮だけでなく、業務の品質安定や投資対効果（ROI）の向上にも貢献しています。ここでは、AI活用がもたらす具体的な効果と、代表的な導入事例を紹介します。

リアルタイム支援がもたらす業務品質の安定化

AIツールは利用者の操作状況をリアルタイムで解析し、適切な関数の提案やミス防止のためのアラートを表示します。これにより、

• 作業ミスの減少
• 複雑な関数や処理の適切な利用促進
• 業務品質の均一化

が実現。特に属人化が課題の現場で、誰でも高い品質の業務を安定して行える環境を作ります。

月120分の削減が示すROIと評価指標

具体的な導入効果として、ある企業の事例では（リテラアップの事例です）、

• Excel操作時間が1人当たり月間約120分短縮
• ショートカットの利用により作業効率アップ
• 業務の属人化リスク低減

これらの成果を元にROIを計算すると、100人以上の利用でツール導入コストを数カ月以内に回収可能なケースも多いことがわかっています。評価指標としては、

• 時間短縮効果（作業時間削減）
• 作業効率向上
• 利用率や継続利用の割合

などを重視するのがポイントです。

Litera Appの導入効果と現場定着のポイント

Litera Appの例を挙げると、Excel操作を支援するAIツールとして、多くの大手企業で導入実績があり、導入後は、

• すぐに使えることで初期教育を大幅に省略
• リアルタイムの操作支援により、現場の自走を促進
• 効果の見える化により、管理者も導入効果を把握しやすい

こうした特徴が現場定着を後押しし、短期間でのROI実現を可能にしています。

DX担当者が押さえるべき導入の進め方

Excel業務の効率化ツールやAIの導入を成功させるには、「現場にとっての使いやすさ」と「経営層にとっての成果」が両立される必要があります。そのためには、導入プロセス全体を戦略的に設計することが不可欠です。

ここでは、DX推進担当者が押さえておきたい導入の進め方と、よくある落とし穴、社内展開を加速させるポイントを解説します。

現場ヒアリングから小規模PoC開始までの流れ

いきなり全社導入を目指すのではなく、まずはスモールスタートが基本です。以下のようなステップで進めると、現場との信頼関係を築きつつ、成果につなげやすくなります。

1. 業務フローと課題の棚卸し

業務ごとのExcel利用状況、属人化の有無、手戻りの頻度などを確認します。

2. 現場担当者へのヒアリング

実際にExcelを使っている担当者から、課題感やニーズを直接聞き取ります。

3. 改善インパクトが見込める業務を選定

作業頻度が高く、かつ改善効果が定量化しやすい業務をPoC対象に。

4. 小規模なPoC（概念実証）を実施

限定的な範囲でツールを導入し、時間削減やエラー低減などの効果を検証します。

ツール導入で避けたい「3つの落とし穴」

1. 現場が使いこなせないツールを選んでしまう

高機能すぎるツールは、現場のITリテラシーを超えてしまうことも。現場が「自然に使えるか」を基準に選定を。

2. 導入目的と評価指標が不明確

「何を改善するのか」「どの数値を改善するのか」を定めておかないと、成果があいまいになります。

3. 社内展開を急ぎすぎて現場がついてこない

小さな成功を積み重ねることで、現場と経営層の両方に納得感のある展開が可能になります。

成果を「可視化」し社内展開を加速させる方法

PoCで得られた成果は、社内にしっかりと共有することが重要です。とくに以下の点を押さえることで、評価と理解が進み、他部署への展開もスムーズになります。

• ビフォー・アフターの作業時間比較（グラフや表で見せる）
• エラー率や修正工数の変化
• 担当者の声や定性的な評価

こうした情報を簡潔にまとめた「成果報告資料」は、経営層への報告や他部署への横展開の際に非常に有効です。

まとめ｜エクセル業務の効率化は“人が使える”が前提

Excel業務の効率化は、単なる「自動化」や「時短」の取り組みにとどまりません。むしろ、現場で自然に使える仕組みをどう作るかが成功の鍵になります。

ここまで紹介してきたように、業界ごとに最適な手段は異なりますが、共通するのは「属人性の排除」「改善の見える化」「現場定着の設計」といった視点です。

最適手法の見極め方と課題別マッチング

効率化手法はさまざまありますが、以下のように課題に応じた使い分けが重要です。

• 属人化の排除：関数テンプレートやマクロの標準化
• 作業の自動化：VBAやPython、AIによる定型業務の自動化
• 現場のリテラシー差への対応：UXに優れた業務支援ツールの導入
• ROIの早期実現：PoCによる効果測定と段階的展開

全社導入を前提にするのではなく、現場で「これは使える」と感じてもらえるところから始めることが、長期的な成果とDX浸透の第一歩になります。

「学ばせない改善」でDXを現場に届けるには

「覚えさせる」から「自然に使える」へ。この発想の転換が、現場浸透を左右します。研修に時間をかけなくても、普段の業務フローのなかで支援されるツールなら、現場もストレスなく使い始めることができます。

Litera App（リテラアップ）のようなツールは、ExcelやPowerPointといった日常業務に密接に連動しながら、作業の流れをリアルタイムに支援可能です。ショートカット提案や操作サポートにより、「学ばなくても使える」仕組みを実現しています。

Litera Appの概要と導入実績

• 特許技術によるリアルタイム支援
• 研修不要で現場が自走可能
• 大手企業での導入実績：ローソン、小林製薬、デンソー、鹿島建設、東急リバブル、ニトリなど

導入後は、「月120分の時短 × 人件費」で定量的なROIも算出しやすく、DX推進部門と経営層の双方で成果を評価しやすいのも特長です。

業務効率化の最適解は、技術よりも“使われる仕組み”にあります。まずは、自社に合った改善アプローチを見極め、現場の声とともに一歩踏み出してみませんか？

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