Excelの印刷範囲を設定する方法|複数指定・表示・解除も解説

Excelの印刷範囲を設定する方法

今回は、Excel(エクセル)の印刷範囲を設定する方法をご紹介します。

Excelでは、列方向にも行方向にも数えきれないほどのセルが用意されています。一方、印刷紙面には限りがあります。印刷時苦労して作った表が紙の途中で切れてしまい、歯がゆい経験をした人も多いのではないでしょうか。

Excelの印刷範囲設定法を覚えれば、印刷作業の効率アップにつながります。この記事では複数の範囲を印刷する方法や印刷範囲の解除方法もあわせてご紹介していきます。

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

まず、Excelの印刷範囲を設定する手順をご紹介します。

ドラッグして印刷範囲を指定するというシンプルな方法で、見た目で印刷範囲を確認可能です。この方法をマスターすれば、印刷ミスを減らすことができるでしょう。

  • 1. 印刷範囲をドラッグして設定
  • 2. 「ページレイアウト」から印刷範囲を設定
  • 3. 印刷プレビューで印刷範囲を確認

1. 印刷範囲をドラッグして設定

最初に、印刷したい範囲をドラッグで選択します。Excelではドラッグをして選択した範囲はセルの色が変わります。印刷範囲が正しいかどうか、目視ではっきり確認できます。

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

2. 「ページレイアウト」から印刷範囲を設定

次に、上部メニューから「ページレイアウト」をクリックします。すると、レイアウト関連メニューが表示されます。「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」と順番にクリックします。

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

3. 印刷プレビューで印刷範囲を確認

【2】までで印刷範囲の設定は完了しましたが、実際の印刷イメージとずれがないかどうか「印刷プレビュー」にて確認する必要があります。

「ファイル」→「印刷」と進むと印刷プレビューが表示されるので紙面での表示を確認し、印刷範囲や用紙のサイズ、用紙の向きなどを調整します。

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

Excelの印刷範囲を設定する手順・方法

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

Excelで印刷したい範囲がとびとびになっていて、複数の箇所を印刷範囲として指定したいときもあります。Excelで複数の印刷範囲を同時指定する方法をご紹介します。

STEP.1
印刷したい範囲をドラッグした後、Ctrl(macではCommand)を押しながら次の印刷範囲をドラッグします。こうすると、離れた場所でも複数選択ができます。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

STEP.2
上部メニューから「ページレイアウト」タブをクリックします。レイアウト関連メニューが表示されます。「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」と順にクリックしていきます。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

STEP.3
「ファイル」タブ→「印刷」で印刷プレビューを表示して紙面での見え方を確認し、印刷範囲や用紙のサイズ、用紙の向きなどを調整します。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

複数選択をした場合は、1つ目の印刷範囲が1ページに、2つ目の印刷範囲が2ページに…とページごとに印刷されます。

印刷プレビュー下の入力ボックスに数字を入れるか、三角アイコンを押すことでページを変更して用紙ごとの印刷プレビューを確認できます。

Excelの印刷範囲のレイアウトを設定する方法

次に、Excelの印刷範囲レイアウトを設定する方法についてご紹介します。

印刷プレビュー画面で印刷範囲が用紙からはみ出してしまったり、思ったイメージと違ったりするときは以下の手順で設定を変更します。

  • 印刷範囲を1ページに収める方法
  • 印刷範囲を上下左右中央揃えする方法

印刷範囲を1ページに収める方法

印刷範囲を縮小し、1ページに収める方法をご紹介します。

STEP.1
「ファイル」タブ→「印刷」で印刷プレビュー画面を開きます。「設定」の中の「拡大縮小なし」と書かれたボックスをクリックします。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

STEP.2
「シートを1ページに印刷」をクリックします。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

STEP.3
選択範囲が縮小され、用紙内1ページに収まるようになりました。画面下のページ番号が1になっていることが分かります。

Excelの印刷範囲を複数指定して設定方法

印刷範囲を上下左右中央揃えする方法

印刷範囲は通常左端に寄せた形で表示されます。これを用紙の上下左右中央に印刷する方法をご紹介します。

STEP.1
印刷プレビュー画面で、下部の「ページ設定」をクリックします。

印刷範囲を上下左右中央揃えする方法

STEP.2
ページ設定ウィンドウの「余白」タブをクリックします。ページ中央メニューの「水平」「垂直」をクリックしてチェックマークを付けます。最後に「OK」をクリックします。

印刷範囲を上下左右中央揃えする方法

STEP.3
印刷プレビュー画面で、印刷範囲が用紙の上下左右中央に来ていることを確認します。

印刷範囲を上下左右中央揃えする方法

Excelの印刷範囲を表示する方法

ここからは、Excelの印刷範囲をシート上で分かりやすく表示する方法をご紹介します。この方法を使えば、印刷範囲をドラッグで広げたり、改ページを挿入したりすることが簡単にできます。

  • 印刷範囲以外をグレーで表示する方法
  • 印刷範囲は青線で囲まれて表示される

印刷範囲以外をグレーで表示する方法

まず、印刷範囲外をグレーにし、印刷範囲だけをハイライトする方法をご紹介します。

STEP.1
「表示」タブ→「改ページプレビュー」と順にクリックします。

印刷範囲以外をグレーで表示する方法

STEP.2
現在の印刷範囲だけが白く、それ以外はグレーになって目立たなくなります。印刷範囲には、ページ番号も同時に表示されます。

印刷範囲以外をグレーで表示する方法

印刷範囲は青線で囲まれて表示される

「改ページプレビュー」の画面では、ハイライトされた印刷範囲は青枠で囲まれています。青枠内が印刷範囲、青枠の外は印刷範囲外になります。

また、ページごとに青枠で囲まれるので、改ページの位置を青枠にて確認することもできます。

印刷範囲は青線で囲まれて表示される

印刷範囲に改ページを挿入する方法

「改ページプレビュー」画面では、改ページを挿入することも簡単にできます。

STEP.1
改ページしたい位置の真下のセルを選択します。例では、10行目と11行目の間に改ページを挿入したいので、A11セルを選択しました。

印刷範囲に改ページを挿入する方法

STEP.2
「ページレイアウト」タブ→「改ページ」→「改ページの挿入」と順番にクリックしていきます。

印刷範囲に改ページを挿入する方法

STEP.3
10行目と11行目の間に改ページが挿入されました。

印刷範囲に改ページを挿入する方法

STEP.4
印刷プレビューで確かめると、1ページ目は10行までになっており、11行からは2ページ目に表示されているのが分かります。

印刷範囲に改ページを挿入する方法

印刷範囲に改ページを挿入する方法

印刷範囲を広げる方法

印刷範囲の境界を表している青枠をドラッグで動かすだけで、印刷範囲を広げることができます。

STEP.1
青枠部分にマウスカーソルを移動します。カーソルのマークが矢印に変化したらクリックし、印刷範囲を拡大したい範囲までドラッグします。

印刷範囲を広げる方法

STEP.2
印刷範囲がドラッグした範囲まで拡大されました。

印刷範囲を広げる方法

Excelの印刷範囲を解除する方法

一度設定した印刷範囲を解除することもできます。

STEP.1
「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」と順番にクリックしていきます。

Excelの印刷範囲を解除する方法

STEP.2
自分で設定した印刷範囲が解除されました。解除後はデータが入っているセル全体が印刷範囲となります。

Excelの印刷範囲を解除する方法

Excelの印刷範囲について多いトラブルと対応方法

ここまでExcelの印刷範囲について様々な設定方法を見てきました。しかし、印刷範囲の設定中にトラブルが起きることもあります。トラブルのケース別に対応方法をご紹介します。

  • 印刷範囲を変更できない場合の対応方法
  • 印刷範囲が勝手に変わる場合の対応方法
  • 印刷範囲の点線を消したい場合の対応方法

印刷範囲を変更できない場合の対応方法

「改ページプレビュー」画面で青枠上にマウスポインタ―を移動しても、カーソルの形が矢印に変わらず青枠のドラッグができないことがあります。

その場合、セルをドラッグする設定がオフになっているのが原因かもしれません。設定の変更は、以下の手順で可能です。

STEP.1
「ファイル」タブをクリックします。

印刷範囲を変更できない場合の対応方法

STEP.2
「その他…」→「オプション」と順にクリックします。

印刷範囲を変更できない場合の対応方法

STEP.3
「詳細設定」をクリックし、「フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使用する」にチェックを付けます。その後、「OK」をクリックします。

印刷範囲を変更できない場合の対応方法

印刷範囲が勝手に変わる場合の対応方法

パソコンやプリンタの環境によっては印刷範囲が勝手に変わってしまい、表が途中で切れてしまうことがあります。このトラブルは、複数のパソコンで1つのExcelファイルを共有しているときなど、印刷環境が異なるときに起こりやすいです。

簡単な対処方法は、ページ区切りや表の幅、高さに余裕を持たせることです。また、印刷プレビュー画面の「ページ設定」で「次のページ数に合わせて印刷」を「横1×縦1」の設定にし、「OK」をクリックするという方法もあります。こうすれば、どのような環境下でも選択範囲を1ページに収めることができます。

印刷範囲が勝手に変わる場合の対応方法

印刷範囲の点線を消したい場合の対応方法

一度印刷プレビュー画面を表示した後、シートに戻ると印刷範囲が点線で表示されるようになります。

この点線が作業の邪魔になると感じたときは、「オプション」で非表示にすることができます。

STEP.1
「ファイル」タブをクリックします。

印刷範囲の点線を消したい場合の対応方法

STEP.2
「その他…」→「オプション」と順にクリックします。

印刷範囲の点線を消したい場合の対応方法

STEP.3
「詳細設定」をクリックし、「次のシートで作業するときの表示設定」横のドロップダウンメニューをクリックします。次に、点線を非表示にしたいファイル、シートをクリックします。最後に「改ページを表示する」のチェックマークを外し、「OK」をクリックします。

印刷範囲の点線を消したい場合の対応方法

Excelの印刷範囲の設定をマスターしよう

Excelはwordとは違い、作業画面で印刷範囲を把握するのがなかなか難しいソフトです。

印刷での失敗を防ぐには、印刷範囲を設定する方法を知っておくことが有効です。「改ページプレビュー」を利用すれば、印刷範囲を自由に設定できます。表の区切りが良いところでページを切り替える「改ページの挿入」も可能です。

Excelの印刷範囲設定をマスターして、印刷作業を効率化してみください。